Code of Classification of Archive Documents of the Oswaldo Cruz Foundation

"The document classification code is a working tool used to classify any document produced or received by an organ in the exercise of its functions and activities. Subject classification is used for the purpose of grouping the documents under The same theme, as a way to expedite its recovery and to facilitate the archival tasks related to the evaluation, selection, elimination, transfer, recollection and access to these documents, since the archival work is carried out based on the content of the document, which The classification defines, therefore, the physical organization of the archived documents, constituting a basic reference for its recovery. In the classification code, the functions, activities, species and Document types generally referred to as subjects, are hierarchically According to the functions and activities performed by the body. In other words, the sums are given numeric codes, which reflect the functional hierarchy of the organ, defined through classes, subclasses, groups and subgroups, always starting from the general to the particular. For this instrument the model of decimal classification code was adopted. As the name implies, the decimal system of classification by subjects constitutes a numerical code divided in ten classes and these in turn in ten subclasses and so on. "

"O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizad a com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente."